その他秘書業務のあれこれ【業務内容】

昨日は主な秘書業務についてご紹介しましたが、今日はマイナーな秘書業務、「こんなことも秘書が？」という業務についてまとめてみました。
*私の職場での経験をもとに書いています。全く異なる環境もたくさんあると思うのでご参考までに。

社長室の清掃・備品管理

基本的には清掃スタッフの方が全館の掃除を担当してくれていますが、細かいところや社長が社外の人に触れて欲しくない部分は秘書が掃除を行っていました。

例えば、デスクの上、観葉植物が乗ってる棚などが当てはまります。

毎日社長退勤後に行わなくてはいけなかったので面倒ではありました。
*社長は退勤が遅くなることはなかったので時間的な拘束についてはそれほどありませんでした。

社長が使用する備品の交換や発注も秘書が行っていました。
例えば紙コップ、うがい薬などの消耗品から空気清浄機の発注といった大きな買い物まで。

新しい商品を導入する場合は製品をたくさんネットで調べそれを社長に提案し、どれが最適かを選んでもらいます。

電化製品系は私もそこまで詳しくないので、少し苦労しました。

社長が社長室でランチを食べる場合は近く(と言っても徒歩8-10分程)のコンビニやパン屋さんに秘書が軽食を買い出しに行っていました。

頻度は週1-3回程でしたが往復にして約20分。面倒臭いと思いながらも外に出てその時間は自分にとっては唯一のリフレッシュ時間でした！

また買い出し後は簡単にランチのセットを行います。セットと言っても飲み物やおしぼりを用意してトレーに乗せて出すというような流れです。

その後はトレーを下げ、ゴミ箱へ。
飲み物のカップ以外は全て捨てられるものなのでそこまで片付けは大変ではありませんでした。

私の勤務していた会社には秘書課がなかったので別の部に所属しており、そこでは総務的なことや営業事務的な仕事をしていました。

私は秘書業務中心だったので出張などで社長不在時のみ部内を手伝い、それ以外の日は基本的にどんなに暇であっても秘書業務だけに集中しなくてはなりませんでした。

なぜかというと、何か緊急対応を要する案件が発生した場合、秘書がすぐに対応できるようにです。

実際に朝から特に仕事もなく暇にしていた時に、急に明日までにプレゼンの作成を頼まれたり、会議室は全て埋まっているのに急な来客対応に追われたりなどやはり秘書は緊急案件に臨機応変に対応することが求められました。

また少し特殊だと感じたのは、「秘書は基本的には電話対応禁止」ということでした！

なせかというと、やはりこれも同じ理由で何か緊急な案件があった場合に即時に対応できないからということです。少し極端かもしれませんが。笑

社長が長期出張で不在の場合は部内で資料作成や入力作業を手伝ったりと事務的な仕事も少し経験できました。

以上が秘書時代に経験した少しマイナーな業務でした。

本当につく人によって業務は千差万別です。
それが面白いところでもあり、厄介なことでもあります。。。

相性のいい人に付ければお互いに最高なのですが、相性が悪いと最悪です・・・本当に職場選びは難しいですね。

それでは今日もお読みいただきありがとうございました。
それではまた😌