REI❤︎WORK 
秘書業務と言っても非常に多岐に渡り、またつく相手によっても業務範囲や内容は違ってきます。
今日は私が社長秘書だった頃に行っていた主な秘書業務についてお伝えします。
目次
スケジュール管理
こちらが秘書の主な仕事です。スケジュール管理には大きく分けて下記のようなものがあります。
アポイントメント調整
他社の方との打ち合わせや商談の際にこちらから相手の秘書の方に連絡を取り、お互いのスケジュール調整をします。とても緊張感のある仕事です。
間違えると一大事なので、私はしつこいくらいに何度もスケジュール帳を見直して確認していました。
商談以外にもゴルフコンペの申込みやセミナー申込などもこちらで行いアポイント調整を行います。
また海外出張があったり海外の企業とのやりとりがある場合には、英語メールでアポイントメント調整を行います。
電話ではないのでまだ安心ですが、それでも英語での丁寧な表現や自然な言い回しに関しては先輩の添削を頼りに何とか対応していました。
スケジュールリマインド
毎朝社長室に行き、スケジュール帳を開きながら「本日のスケジュールは・・・」といういかにもな形で社長にスケジュールのリマインドを行います。
また一度社長と設定したスケジュールでも日が近くなると再度リマインドします。
社長としてはもちろん自分でも覚えてはいるものの、秘書を頼りにしている部分はあるので伝え方や伝えるタイミングがとても重要です。
社内会議の設定
社内会議も毎日のように行われていました。
会議室の設定から各部長や関係者とのスケジュール調整などを行います。
社内会議では基本的に社長のスケジュールが優先されるため、こちらはやりやすかったですが、部長たちはスケジュール調整がとても大変そうで申し訳ない気持ちになりました。
名刺管理
最近は名刺管理ソフトにスキャンできたり、紙では残さずデータで管理する人も増えてきていますが、私が担当していた社長は長年のこだわりがあり、今までの名刺は全て紙で残していました！数えてはいませんが、軽く1万は超えていたと思います！
管理方法は名刺管理ソフトに手打ちで名刺内の情報を全て入力、その上でスキャンも保存、というとても手間のかかるアナログ管理でした・・・。
過去の名刺でスキャンが取れていなかったものも多々あり、出社して1日それに費やす日もありました・・・。
来客対応
社長との打ち合わせや商談のために来客は結構頻繁にありました。
お客様がいらっしゃる前に応接室を適切な温度に設定し、インターフォンが鳴ると玄関口までお迎え、そして応接室にご案内し飲み物を出す。
打ち合わせが長引いた際には適切なタイミンングで飲み物を交換しに行く。
お客様が帰られた後は応接室の片付けを行う(お見送りは基本的に不要でした)。
とても簡単なことのように思いますが、“適切な”というものは社長本人の感覚によるところが大きいので私が適切だと思って対応しても、それが社長にとっては心地の良いものではなかった場合容赦無く怒られます。
私はそれが納得いかなかったり「私は何のためにこんなことで怒られているのだろう？」という虚無感に駆られたり。
秘書としては当たり前のことに私はきっちり向かい合えなかったのかもしれません。
挨拶状・贈答品手配
1年中挨拶状は作成・管理していました。
特に年賀状は毎年数百枚出していたので、宛先や部署のチェックを各部署の部長に再度確認してもらうなどし、その作業だけでも約1ヶ月ほどかかっていました。
また海外企業とのやり取りも多かったため、11月半ばから海外で取引のある個人的に仲の良い方々へのクリスマスプレゼントを手配します。
海外なので届くまでに時間を要したり、イメージ通りのものではなかったりと毎年ちょっとしたトラブルになるそうですが、私の時は先輩からの入念なアドバイスのおかげで社長にも満足してもらえたようでした。
また他社訪問の際には手土産を準備するのも秘書の仕事です。
よく高島屋や伊勢丹の地下洋菓子コーナーを散策したものです。
その他 (雑用など)
社長室の掃除や備品の管理などは秘書の仕事でした。
社長の身の回りの管理というべきか雑用と表現すべきかは微妙なところです。笑
まとめ
今回は秘書業務について私が経験した職場でのことをまとめてみました。
何度も言っていますが、本当に秘書の仕事はつく人や企業によって違います。
そのため一概に秘書業務とは・・・というようなことは言えませんが、大まかな仕事内容はだいたいこのようなものかと思います。
CAとしての経験が役に立った場面もあれば、秘書になって初めて身に付いた能力もあります。
結果的に私には向いていませんでしたが、経験としては自分の中で一つのキャリアになったと思います。
それでは今日もお読みいただきありがとうございます。
おやすみなさい😌
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